Politique de confidentialité

Qui est responsable

ASPHERE, société par actions simplifiée (SAS), 2 bis rue Georges Wodli, 57250 Moyeuvre-Grande, SIREN 907 876 957, est responsable des traitements liés au site, au formulaire de contact, aux comptes, à la facturation et à la mesure d'audience.

Pour les séances tenues dans Loge (participants, enregistrements, transcriptions, émargement), l'organisme de formation ou l'équipe qui organise la séance est responsable du traitement ; ASphere agit comme sous-traitant, sur ses instructions, au sens de l'article 28 du RGPD. Si vous avez participé à une séance, adressez vos demandes en priorité à l'organisateur ; nous transmettons celles que nous recevons.

Délégué à la protection des données : à désigner. En attendant, les demandes relatives aux données personnelles sont traitées par le président d'ASphere via le formulaire de contact.

À compléter : désignation d'un délégué à la protection des données.

Compte et organisation

• Données : nom, adresse e-mail, mot de passe (haché, jamais stocké en clair), identifiant Google si vous vous connectez avec Google (nom, e-mail, photo de profil, identifiant vérifié), organisation, rôle, fuseau horaire, date de dernière connexion.
• Organisation : nom, type (entreprise, organisme de formation, particulier), SIRET, numéro de TVA, numéro de déclaration d'activité, certificat Qualiopi, représentant légal et logo lorsque vous les renseignez pour vos documents, paramètres (salle d'attente, rétention, mineurs possibles, transcription).
• Finalité : fournir le service, gérer votre équipe et vos sièges.
• Base légale : exécution du contrat.
• Consentements : à l'inscription, nous enregistrons votre acceptation des CGV et de cette politique (version, date, adresse IP, page) pour en garder la preuve.

Salles et séances

• Données : nom affiché, adresse e-mail (si l'organisateur la demande aux invités), rôle, adresse IP et navigateur, heures d'entrée et de sortie, décisions d'admission depuis la salle d'attente, mains levées, jetons d'accès de 15 minutes émis par notre serveur.
• Flux audio et vidéo, partage d'écran, messages du chat : relayés en temps réel par notre serveur de visioconférence hébergé en France, non conservés. Le dernier état du tableau blanc est conservé avec la salle.
• Finalité : tenir la séance, la sécuriser, compter les minutes, et, pour les organismes de formation, constater la présence de chaque participant par horodatage des connexions.
• Base légale : celle définie par l'organisateur (contrat, obligation légale de l'organisme, intérêt légitime). Loge affiche avant l'entrée le nom de l'organisateur, la présence éventuelle d'un assistant IA et l'enregistrement s'il est activé.

Assistant IA

Lorsque l'organisateur l'active, un assistant vocal fondé sur un modèle d'intelligence artificielle participe à la salle. Il se présente comme une IA dès sa première phrase, un bandeau reste affiché pendant toute la séance et une pastille « IA » marque sa tuile. Il accueille, renseigne et aide ; il n'évalue, ne note et ne classe jamais un participant, et n'analyse ni les émotions ni l'attention.

• Données : la voix des participants admis dans la salle (jamais celle de la salle d'attente) est transmise en temps réel, via une passerelle hébergée par ASphere en France, aux modèles d'OpenAI qui la comprennent et produisent la réponse. Ce traitement a lieu aux États-Unis.
• Conservation : Loge ne conserve pas ces échanges (sauf si l'enregistrement est activé, voir ci-dessous). OpenAI n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles ; sa conservation technique est limitée par sa politique d'API.
• Mineurs : lorsqu'un organisateur indique que des mineurs peuvent participer, l'assistant IA est désactivé par défaut et une attestation d'âge ou d'accord parental est demandée à l'entrée. Le recueil du consentement des parents relève de l'organisateur, responsable du traitement.
• Choix : l'organisateur peut désactiver l'assistant IA et la transcription pour toute son organisation ; dans ce cas, aucune donnée de séance ne quitte l'Union européenne.

Extension de guidage « Loge — Débloque-moi »

• Facultative (Chrome, Edge) : elle n'agit que sur l'onglet que vous choisissez, après votre autorisation dans votre salle puis dans l'extension, et s'arrête dès que vous le décidez (bandeau de l'onglet, extension ou salle).
• Données : la liste des boutons, liens et champs visibles de cet onglet (rôle et libellé court, adresses e-mail et longues suites de chiffres masquées), son titre et le nom du site, transmis à votre salle Loge et à personne d'autre. Jamais ce que vous saisissez, ni un champ mot de passe, ni l'adresse complète de la page.
• Actions : le formateur ou l'assistant IA peut surligner un élément, afficher une bulle ou faire défiler la page ; un champ n'est rempli qu'après votre clic, et jamais à la demande de l'assistant IA.
• Si l'assistant IA vous aide, cette liste lui est transmise pendant l'aide (modèles d'OpenAI, aux États-Unis, via notre passerelle), comme la description de votre écran partagé ; elle n'est pas conservée.
• Conservation : l'extension garde le journal des actions reçues (type, auteur, issue) dans votre navigateur jusqu'à sa fermeture ; Loge conserve un journal d'audit (activation, arrêt, type et issue des actions, sans aucun contenu de page) pendant 12 mois. Base légale : celle de la séance, définie par l'organisateur.

Enregistrements, transcriptions et résumés

• L'enregistrement (audio seul) ne peut être lancé que par l'organisateur ; il est annoncé avant de commencer, un indicateur reste visible pour tous et, s'il est activé à l'entrée, votre accord est demandé avant de rejoindre la salle.
• Le fichier est stocké en France chez Scaleway avec son empreinte numérique ; les passages où l'assistant IA parle sont marqués comme tels.
• Si l'organisateur l'a activée, la transcription, le résumé, les chapitres et des questions de révision (jamais une note) sont produits par les modèles d'OpenAI, aux États-Unis, à partir de l'enregistrement. Ces contenus sont signalés comme « générés par IA ».
• Conservation : 90 jours par défaut, réglable par l'organisateur de 1 à 36 mois, puis suppression automatique. Suppression possible à tout moment à la demande de l'organisateur ou d'un participant (via l'organisateur).

Émargement et documents pour les organismes de formation

• Données : nom, e-mail, présence horodatée par séance, signature de présence par clic authentifié (date, adresse IP, navigateur), rattachement à une action de formation.
• Documents produits : feuille d'émargement, attestation d'assiduité, certificat de réalisation d'après le modèle du ministère du Travail, dossier de preuves. Ils sont versionnés, munis d'une empreinte numérique et accessibles aux seuls membres de l'organisation.
• Conservation : 36 mois, 120 mois en cas de cofinancement européen. À la demande d'une personne, ses données peuvent être pseudonymisées dans les documents ; la preuve de présence, que l'organisme doit conserver, subsiste sous cette forme.

Paiement

Les abonnements sont payés via Stripe. Nous ne recevons ni ne conservons votre numéro de carte ; nous conservons l'identifiant client Stripe, l'état de l'abonnement, le nombre de sièges et les minutes d'assistant IA consommées au-delà du forfait, qui sont déclarées à Stripe pour la facture. Base légale : exécution du contrat et obligations comptables.

Formulaire de contact

• Données : nom, adresse e-mail, organisation, téléphone (facultatif), message, page d'où part l'envoi et provenance de la visite (site référent ou campagne), ainsi qu'une empreinte de votre adresse IP (l'adresse elle-même n'est pas conservée) et le type de navigateur.
• Finalité : répondre à votre demande. La page et la provenance servent à savoir quelles pages du site sont utiles ; l'empreinte de l'adresse IP et le navigateur servent à limiter les envois abusifs.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Destinataire : une seule personne chez ASphere, par un e-mail envoyé depuis une messagerie Google Workspace d'ASphere ; aucun outil de gestion commerciale tiers. Le formulaire est reçu et conservé par le serveur de Loge, hébergé chez Scaleway, en France.
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange.

Mesure d'audience et connexion Google

Uniquement si vous l'acceptez dans le bandeau, le site charge OpenPanel, un outil de mesure d'audience hébergé par ASphere, et propose la connexion en un geste avec Google (One Tap), dont le script dépose ses propres cookies. Rien de tout cela n'est chargé si vous refusez ; refuser est aussi simple qu'accepter, et vous pouvez changer d'avis à tout moment via « Gérer les cookies » en pied de page. Sur les pages de connexion et d'inscription, le script de Google est chargé pour afficher le bouton de connexion.

Cookies et stockage dans le navigateur

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment : Gérer les cookies.

Durées de conservation

Sous-traitants et transferts hors de l'Union européenne

Nous faisons appel aux prestataires suivants, liés par contrat et soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité. Aucun fournisseur d'avatar tiers n'est utilisé ; s'il l'était un jour, il serait ajouté ici avant toute activation.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants :

• accès à vos données et copie de celles-ci
• rectification
• effacement
• limitation du traitement
• opposition, pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime
• portabilité, pour les données que vous nous avez fournies
• retrait de votre consentement à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait avant
• directives sur le sort de vos données après votre décès
• réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr)

Pour les exercer, écrivez-nous par le formulaire de contact avec le sujet « Données personnelles ». Depuis votre compte, vous pouvez aussi exporter vos données et supprimer votre compte à tout moment ; les preuves de présence qu'un organisme doit conserver sont alors pseudonymisées. Nous répondons dans un délai d'un mois.

• Exercer mes droits

Sécurité

Échanges chiffrés (HTTPS, WebRTC chiffré), mots de passe hachés, accès aux salles par jetons de courte durée émis uniquement par notre serveur et limités aux droits nécessaires, isolation des organisations, journal des actions sensibles, sauvegardes quotidiennes en France, suppression automatisée à l'échéance. Nous notifions les organisateurs de toute violation de données dans les 48 heures et la CNIL dans les 72 heures lorsque la loi l'exige.

Modifications

Cette politique est mise à jour dès qu'un traitement change (nouvel outil, nouveau prestataire). La date de dernière mise à jour figure en haut de la page ; les changements importants sont signalés dans l'application.