Accord de traitement des données

Ce qui change le 8 décembre 2026

• les webinaires entrent dans l'accord : inscriptions transmises par votre site ou ajoutées par vos hôtes, e-mails de confirmation, de rappel et de replay, discussion modérée, replay vidéo de la scène ;
• l'accès par téléphone (numéro et code de séance), lorsque votre organisation le propose ;
• deux sous-traitants ultérieurs s'ajoutent : Google, pour l'envoi des e-mails des webinaires depuis la messagerie d'ASphere, et Twilio, pour l'accès par téléphone s'il est activé ;
• Vercel ne fait plus partie des sous-traitants : depuis le 6 novembre 2026, le site et le tableau de bord sont servis depuis la France (Scaleway).

Si vous refusez ces changements, vous pouvez résilier votre abonnement avant le 8 décembre 2026, sans pénalité, depuis la page Facturation, ou nous écrire avant cette date.

• Version en vigueur jusqu'au 7 décembre 2026

Rôles

Le Client (organisme de formation, entreprise, association, professionnel) est responsable du traitement des données de ses participants et de ses inscrits : il décide d'ouvrir une salle ou un webinaire, d'y inscrire des personnes, d'activer la salle d'attente, l'assistant IA, l'enregistrement, la transcription, l'accès par téléphone, de publier un replay et de produire les documents d'émargement. ASPHERE, SAS, SIREN 907 876 957, est sous-traitant pour ces traitements. Pour les comptes, la facturation et le site, ASphere est responsable du traitement (politique de confidentialité).

Instructions

ASphere ne traite les données des participants que sur instruction documentée du Client, donnée par la configuration du service (paramètres de l'organisation, de chaque salle et de chaque webinaire, actions de l'hôte) et par cet accord. Elle informe le Client si une instruction lui paraît contraire au RGPD. Elle n'utilise jamais ces données pour son propre compte ni pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.

Obligations du Client

• disposer d'une base légale pour chaque traitement qu'il déclenche et informer ses participants et ses inscrits (identité, finalités, assistant IA, enregistrement, replay, destinataires, durées, droits) ; l'information technique affichée par Loge avant l'entrée ne remplace pas la sienne ;
• pour les webinaires : n'envoyer à Loge que les données nécessaires à l'inscription (prénom, nom, adresse e-mail, entreprise facultative), informer les inscrits sur son propre formulaire et garder secrète sa clé d'API d'inscription ;
• lorsque des participants peuvent avoir moins de quinze ans, activer le paramètre « mineurs possibles » (qui impose l'attestation d'âge ou d'accord parental et désactive l'assistant IA par défaut) et recueillir lui-même le consentement conjoint du mineur et d'un titulaire de l'autorité parentale avant toute séance avec assistant IA ou enregistrement — la case cochée à l'entrée n'est qu'une attestation, ASphere ne vérifie pas l'âge ;
• ne pas faire traiter délibérément de données sensibles, ni utiliser le service pour noter, classer ou surveiller des personnes par des moyens automatisés ;
• gérer les accès de ses membres et répondre des actions de ses hôtes.

Webinaires

• Inscriptions : prénom, nom, adresse e-mail, entreprise (facultative), origine de l'inscription, lien d'accès personnel (une connexion à la fois, valable jusqu'à 30 minutes après la fin), état des e-mails, présence. Le numéro de téléphone d'un inscrit n'est jamais transmis à Loge.
• E-mails : confirmation avec invitation d'agenda, rappels la veille à 9 h et une heure avant, avis de changement d'horaire, lien de secours si l'hôte bascule, un seul e-mail « replay disponible » ; envoyés au nom du Client depuis bot-meetings@asphere.fr (messagerie Google Workspace d'ASphere), chacun avec un lien de désinscription en un clic.
• Dans la salle : les auditeurs ne publient ni son ni image, ne se voient pas entre eux et ne reçoivent rien avant le lancement ; la discussion passe par l'API, est conservée pour la modération et les arrivants tardifs ; les messages des coulisses ne sont lus que par l'équipe.
• Replay : si l'hôte enregistre, Loge garde le son de la scène et sa piste vidéo (écran partagé, sinon caméra d'un hôte ou d'un intervenant), pendant le direct seulement ; le public n'est ni filmé ni enregistré, sauf s'il est invité sur scène. L'hôte publie, retire ou supprime le replay ; chaque inscrit le regarde depuis son lien personnel.
• Durées : inscriptions, liens personnels et discussion supprimés 90 jours après le webinaire ; inscriptions et liens gardés tant que le replay est conservé ; replay conservé comme les enregistrements (90 jours par défaut, de 1 à 36 mois).

Accès par téléphone

Lorsque le Client le propose, un participant peut rejoindre une séance en appelant un numéro d'accès puis en tapant le code de la séance. L'appel est reçu par Twilio puis acheminé jusqu'au serveur de visioconférence de Loge, en France. Loge reçoit le numéro de l'appelant tel que l'opérateur le transmet, ne l'affiche jamais aux autres participants et le garde dans le journal technique des connexions (13 mois). En réunion, l'appelant parle et écoute ; en webinaire, il écoute seulement, comme tout auditeur. La voix n'est pas conservée, sauf si la séance est enregistrée.

Confidentialité et sécurité

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité ; les accès techniques sont limités, journalisés et révocables. Mesures en place : chiffrement en transit (HTTPS, WebRTC chiffré), jetons de salle de quinze minutes émis par l'API seule avec des droits minimaux, isolation des organisations, mots de passe hachés, journal de sécurité, hébergement en France des serveurs applicatifs et média, stockage avec URLs signées et versioning, sauvegardes quotidiennes chiffrées et testées, suppression automatisée, secrets hors dépôt. Webinaires : auditeurs masqués et sans droit de publier, liens personnels à expiration, entrées limitées par lien et par adresse, clés d'API d'inscription conservées sous forme d'empreinte. Téléphone : appels acceptés des seules adresses de Twilio, avec authentification, et code vérifié par l'API.

Sous-traitants ultérieurs et transferts

Tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur est notifié au moins trente jours avant ; le Client peut s'y opposer en résiliant sans pénalité. Le Client peut désactiver l'assistant IA et la transcription : aucun audio ne quitte alors l'Union européenne pour ces traitements.

Assistance au Client

• droits des personnes : transmission sans délai des demandes reçues, outils d'export, de suppression et de pseudonymisation par séance ; pour les webinaires, annulation d'une inscription, désinscription des e-mails, export CSV des inscrits et suppression du replay ;
• violation de données : notification au Client dans les 48 heures après connaissance, avec les éléments disponibles, puis complément ;
• analyse d'impact : mise à disposition de l'analyse d'ASphere et des informations utiles à celle du Client ;
• audit : informations nécessaires pour démontrer le respect de l'accord ; audit possible une fois par an, avec préavis de trente jours, aux frais du Client, sans accès aux données des autres clients.

Durées et fin du contrat

Pendant le contrat : enregistrements, replays et transcriptions 90 jours par défaut (1 à 36 mois) ; inscriptions aux webinaires, liens personnels et discussion 90 jours après le webinaire (inscriptions et liens gardés tant que le replay l'est) ; documents d'émargement 36 mois (120 en cas de cofinancement FSE) ; journal technique des connexions, appels compris, 13 mois. À la fermeture de l'organisation, le Client exporte ses données puis ASphere les supprime dans les trois mois, sauf obligation légale de conservation (facturation, journal des jetons un an, compteurs de minutes dix ans sous forme agrégée) ; les sauvegardes sont écrasées par rotation dans les trente jours suivants.

Texte complet et contact

Le texte complet de l'accord (articles et annexes : description des traitements, sous-traitants ultérieurs, mesures de sécurité) est remis sur demande. Délégué à la protection des données : à désigner.

• Version en vigueur jusqu'au 7 décembre 2026
• Nous écrire

Versions de l'accord

• Version publiée le 8 novembre 2026, applicable à partir du 8 décembre 2026
• Version publiée le 6 novembre 2026, en vigueur depuis le 6 novembre 2026